Materi Kita - Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu juga dapat mendorong terciptanya efisiensi operasi, melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian, serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.

Ada 7 prinsip pengendalian intern yang pokok, seperti :

  1. Penetapan tanggung jawab secara jelas.
  2. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai.
  3. Pengangsuransian kekayaan dan karyawan perusahaan
  4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva.
  5. Pemisahan tanggungjawab atas transaksi yang berkaitan.
  6. Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan).
  7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen.
Penjelasannya.

1. Penetapan tanggung jawab secara jelas.
Untuk menciptakan pengendalian intern, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggungjawab untuk tugas yang diberikan padanya

2. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi perusahaan. Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, perusahaan harus merancang formulir-formulir (bussines papers). Secara cermat sesuai dengan kebutuhan dan menggunakannya dengan benar/baik.

3. Pengangsuransian kekayaan dan karyawan perusahaan.
Kekayaan perusahaan harus diansuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai. Salah satu cara mempertanggungan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.

4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva
Prinsip pokok penendalian intern mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi yang bersangkutan.

5. Pemisahan tanggungjawab atas transaksi yang berkaitan.
Pertanggungjawaban atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa (dicheck) oleh orang lain.

6. Penggunaan peralatan mekanis (bila memungkinkan)
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya perusahaan menggunakan peralatan-peralatan mekanis, seperti kas register, check protector, mesin catat waktu, dan peralatan mekanis lainnya.

7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen
Apabila terjadi penggantian karyawan atau karyawan kelelahan, maka prosedur yang telah tetapkan mungkin diabadikan atau dilangkahi. Oleh sebab itu perlu ditetapkan mungkin diabaikan atau dilangkahi.


Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan 3 prinsip pokok pengendalian intern.
  • Harus terdapat pemisahan tugas secara tepat sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkai sebagai petugas pencatat transaksi kas,
  • Semua penerimaan kas dan menyimpan kas hendaknya disetorkan seluruhnya kas bank secara harian.
  • Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan menggunakan cek, kecuali untuk pengelauran yang kecil jumlahnya duimungkinkan untuk menggunakan uang tunai (melalui kas kecil).
Prinsip pertama yang diperlukan agar petugas yang bersangkutan dnegan transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas, prinsip kedua di rancang agar petugas yang menangani kas tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan untuk kepentingan pribadi. Prinsip ketiga semua pembayaran menggunakan check.

Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya, hal ini tertanggun dengan berbagai faktor seperti besarnya perusahaan jumlah karyawan, sumber-sumber kas adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan kas dari penjualan tuniai
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya di lakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi, setiap pemegang saham harus di pisahkan dari petugas pencatat transaksi kas.
b. Penerimaan kas melalui pos.
  • Penerimaan kas melalui pos dapat berwujud check yang diterima di dalam amplop atau berupa pos wesel, apabila check diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh kedua orang petugas. Seseorang diantaranya membuat daftar check yang diterima sebanyak 3 rangkap, dalam daftar tersebut dicantum nama pengiri, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar pertama beserta check-check yang diterima, dikirim kepada kasir. Lembar kedua dikirim kepada pihak akuntansi, dan lembar ketiga disimpan oleh petugas yang bersangkutan sebagai arsip. Apabila berupa pos wesel penerimaan cek melalui pos, penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuat daftar pos wesel yang diterima sebanyak 3 rangkap. Petugas kedua menggunakan pos wesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7.
  • Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, merupakan hal yang penting, pengawasan atas pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting dari pada penerimaan kas. Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengelauran kas harus di lakukan dengan menggunakan check, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan dengan kas kecil, jika kewenangan untuk menandatangani check dilegalisirkan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai itu tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Dalam perusahaan kecil manajer pemilik biasanya menandatangani semua check yang akan dikelaurkan.
System Voucher dan Pengawasan
System voucher dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. 

Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
  • Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui oleh orang diberi wewenang oleh perusahaan.
  • Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan, dan pencatatan, harus diterapkan.
  • Check hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar.
  • Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen.
  • Penerimaan pembelian.
Dalam sebuah perusahaan dagang yang besar, kepala-kepala bagian tidak diizinkan untuk memesan sendiri barang yang diperlukannya langsung kepada pemasok. Apabila setiap kepal bagian dapat langsung berhubungan dengan para pemasok, makan jumlah barang yang dibeli dan kewajiban yang ditimbulkannya tidak akan dapat diawasi.

Tugas kepala-kepala bagian dilingkungan departemen penjualan dalam prosedur pembelian adalah memberi informasi kepada pada bagian pembelian mengenai barang yang diperlukannya. Kepada bagian yang memerlukan barang melakukan fungsi ini dengan membuat dan menandatangani dokumen yang disebut "Permintaan Pembelian" sebanyak 3 lembar.

A. Pesanan Pembelian
Adalah formulir (dokumen) perusahaan yang digunakan oleh bagian pembelian untuk memesan dari produsen atau grosir. Dokumen tersebut didistribusikan sebagai berikut :

  • Lembar 1 : atau lembar asli dikirim kepada pemasok sebagai pesanan, dan sekaligus permintaan untuk mengirim barang yang dipesan.
  • Lembar 2 : dengan dilampiri permintaan permbelian, dikirim ke bagian akuntansi yang kelak akan digunakan sebagai dasar untuk memberi pengesahan atas faktur pembelian agar dapat dilakukan pembayaran.
  • Lembar 3 : dikirim ke bagian yang meminta sebagai pemberitahuan bahwa permintaan pembelian telah dilaksanakan.
  • Lembar 4 : ditahan dibagian pembelian sebagai arsip.
B. Faktur
Adalah surat yang berisi pernyataan bahwa barang-barang yang tertulis di dalamnya telah dijual. Dokumen ini biasanya dibuat oleh pihak penjual. Di tinjau dari sudur si penjual (pembuatan faktur), dokumen ini disebut " faktur penjualan". Faktur dikirimkan oleh penjual kepada si pembeli. Bagi pembeli, fakur yang diterimanya dari penjual disebut "faktur pembelian".

C. Laporan penerimaan barang
Pada perusahaan-perusahaan besar biasanya dibentuk bagian khusus yang ditugasi untuk menerima barang-barang dagangan atau aktiva lain yang dibeli perusahaan. Selanjutnya di buat "Laporang penerimaan barang" sebanyak 4 lembar atau lebih. Dalam laporan tersebut disebutkan jumlah, keterangan dan kondisi barang yang diterima.

D. Pengesahan Faktur
Dengan diterimanya laporan penerimaan barang oleh bagian akuntansi, maka sekarang bagian akuntansi telah menerima 4 macam dokumen yang berhubungan dengan pembelian barang yaitu :
  • Pesanan pembelian yang berisi nama dan jumlah barang yang sesungguhnya dipesan.
  • Faktur yang menunjukkan jumlah satuan, keterangan, harga satuan, dan total harga yang dikirm oleh penjual.
  • Laporan penerimaan barang yang berisi daftarvbarang dan kondisi barang yang diterima.
E. Voucher
Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher, maka setelah faktur dicheck dan disetujui, dibuatlah "Voucher".

Voucher adalah dokumen yang berisi sebagai berikut :
  • Keterangan ringkas transaksi
  • Tanda telah diperiksa
  • Persetujuan untuk dicatat dan dibayar
Akan tetapi pada umumnya voucher dirancang sedemikian rupa, sehingga faktur dan dokumen-dokumen lain yang menjadi dasar pembuatan voucher dilampirkan pada voucher tersebut atau dimasukkan ke dalam kantong voucher.

Kelengkapan dan keabsenan dokumen-dokumen pendukung sangat penting, aritnya, karena hal itu menunjukkan keabsenan transaksi yang harus dibayar. 

F. Sistem Voucher dan Biaya
Dalam suatu sistem voucher, kewajiban yang timbul harus mendapat persetujuan agar dapat dibayar dan dicatat utang pada saat transaksi terjadi. Persyaratan bahwa biaya harus disetujui dan dicatat pada saat terjadi, dimasudkan untuk memastikan bahwa setiap biaya yang dibayar adalah benar-benar telah disetujui setelah semua informasi yang diperlukan untuk memberi persetujuan tersedia.

Rekening Giro Bank Sebagai Alat Pengawasan
Penyimpanan kas dalam rekening giro bank adalah bagian dari pelaksanaan pengendalian intern, karena bank biasanya menerapkan praktik-praktik tertentu yang dapat mengamankan kas. Selain itu bank secara periodik memberi laporan kepada pemegang giro mengenai transaksi-transaksi yang telah terjadi secara rinci.

Kartu tanda tangan, bank mensyaratkan bahwa setiap orang yang diberi kewenangan menandatangani cek (pemegang giro) untuk mencantum tandatangannya pada kartu tanda tangan. 

Bukti setoran,  Bank biasanya telah menyediakan formulir yang digunakan pada saat seseorang akan menyetor ke rekening giro tertentu, yang disebut "formulir atau bukti setoran"

Check, untuk mengambil uang dari suatu rekening giro pemegang giro harus menarik check, yaitu peritnah kepada bank untuk membayar kepada orang atau perusahaan sejumlah uang sebagaimana tertulis pada check tersebut.

Laporan Bank,  Pada akhir bulan bank biasanya mengirimkan laporan bank bulanan kepada para pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan.

Rekonsiliasi Bank, apabila perusahaan membuka rekening giro di bank, maka perusahaan akan mempunyai 2 catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu :

  • Rekening kas yang terdapat dalam pembukuan perusahaan,
  • Laporan bank yang diterima perusahaan secara periodik dan bank.
Saldo kas yang ditunjukkan dalam rekening kas biasanya jarang sama jumlahnya dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank.

Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank, yauti :
  1. Bank belum mencatat transaksi tertentu : Setoran dalam perjalanan, dan cek dalam perjalanan.
  2. Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu : Penerimaan kas melalui bank, Biaya administrasi, pendapatan bunga atau jasa giro, cek kosong dari konsumen atau debitur, dan cek dikembalikan kepada penyetor karena alasan lain (bukan cek kosong).
Tahap-tahap rekonsiliasi bank
  1. Mulailah dengan saldo yang tercantum dalam laporan bank dan saldo yang tercantum dalam rekening kas perusahaan.
  2. Tambahkan atau kurangkan pada saldo per-bank
  3. Tambahkan atau kurangkan saldo per-buku.
  4. Hitunglah saldo per-bank yang telah disesuaikan dan saldo per buku yang telah disesuaikan. kedua saldo tersebut harus sama.
  5. Buatlah jurnal untuk setiap hal yang terdapat pada 3 butir di atas, yaitu : hal-hal yang tercantum pada sisi per-buku dalam rekonsiliasi bank.
  6. Perbaiki semua kesalahan yang terdapat dalam pembukuan perusahaan, dan sampaikan pemberitahuan ke bank jika bank telah melakukan kesalahan.
Dana Kas Kecil
Untuk membentuk suatu kas kecil, perusahaan harus menaksir jumlah kas yang diperlukan untuk suatu jangka waktu tertentu. Dana kas kecil dikelola oleh seoran petugas yang disebut pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil inilah yang bertanggungjawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil.
  • Pembentukan Kas Kecil
  • Pembayaran melalui Kas Kecil
  • Pengisian kembali Kas Kecil.
Sampai disitu materi kali ini, dan apabila di dalam penulisan saya ada kata-kata atau tulisan yang salah, mohon dimengerti.